İzmir Girişim Grubu |

Şirketimizin bilgi kaynakları:

1. Şirket ortaklarımız, Yönetim ve İcra Kurullarımız

2. Şirketimiz içinde yada dışından katılımlar ile oluşturulacak danışma kurulları. ( bir bütün olabileceği gibi, sektörel de olabilir.

3. Şirketin genel müdürlüğü tarafından takip edilen yayınlar, ihaleler, basın ve kamuya açık diğer kaynaklar

4. Resmi ya da özel ihale vb. ilanlar, duyurular yada advertorial şeklindeki haberler

5. İlk 3 kaynak dışında “outsider” olarak adlandıracağımız dışarıdan şirketimize gelecek bilgileri

6. Sosyal medyanın etkin kullanımı, ulusal ve uluslararası internet sörfleri

7. Başta Ankara olmak üzere yerinde, kişisel olarak gerçekleştirilecek lobi çalışmaları ve iş takip programları

Şirketimize ne tür bilgiler gelebilir:

1. Doğrudanprojeteklifleri

2. İşbirliğ iteklifleri

3. Öneriler, fikirler

4. Eleştiri ve şikayetler

Bu bilgi kaynaklarından gelecek enformasyonun şirketimiz içinde geçireceği sürecin adımları:.

1. Şirketimize gelen her ham bilgi, Genel Müdürlükçe anlaşılabilir bir formata getirilerek İcra Komitesine arz edilecektir.

2. İcra Komitesi gelen konuyu değerlendirmeye değer bulmaz ise, bilgi kaynağına teşekkür edilerek süreç sonlandırılacaktır.

3. İcra Komitesi gelen konuyu değerlendirmeye değer bulur ise, bilgiyi sunandan bir ön sunum ve ön fizibilite talep ederek inceleyecektir.

4. İcra Komitesinin bu ön değerlendirmesini gereken konular Yönetim Kurulu gündemine alınacak , detay sunum ve detay fizibilite ile Yönetim Kurulu’na arz edilecektir.

5. Yönetim Kurulu önlerine gelen projeleri ve fikirleri sunum ve fizibilite SWOT, karlılık, olabilirlik, mevzuat vb temel disiplinler içinde değerlendirecek eğer çalışmayı yetersiz bulur yada tam doğruluğundan şüphe duyarsa, ya risk değerlendirmesine göre karar vererek ret edecek ya da verilen rakam ve bilgileri kendi güvenine haiz kişi yada kurumlara inceleterek, teyit yolunu seçecektir. Eğer ortaklarımız arasında bize bu hizmeti sunabilecek kişi veya ekipler var ise onlardan faydalanılacak, eğer yok ise dışarıdan hizmet alma yöntemi ile tüm çalışma objektif, bilimsel ve güvenilirliği kabul edilmiş veriler ile Yönetim Kurulunun önüne getirecektir.

6. Sağlam, güvenilir verilerile çerçevelenen proje, teklif, öneri vb. Yönetim Kurulu tarafından son bir değerlendirme sonrasında müspet yada menfi olarak karara bağlanacaktır.

7. Yönetim Kurulunun olumlu olarak baktığı ve üzerinde yürümeyi düşündüğü alan yada proje genel hatları ile ortaklarımız ile paylaşılacaktır.

8.Ortaklarımızla paylaşılma aşamasına gelene değin fikir, öneri, proje vb bilgiler tam bir gizlilik ve ticari sır şeklinde her iki taraf tarafından da korunacaktır. Bu durum görüşmelerin başladığı ilk anada yazılı olarak akdedilecektir.

9. Yönetim Kurulunda onay alan projeler için şirketimizin hukuki, mali ve ticari kaygılarına yer vermeyecek sözleşmeler hazırlanarak müzakereler neticesinde imza aşamasına getirilecektir. Bu noktada eğer sözleşme şartları şirketimizin temel beklentileri dışına çıkarak risk çizgimizi aşarsa gerektiğinde projenin tartışılmasına son verilecektir.

10.Eğer proje uygulama aşamasına geçecek ise sadece bu projeye özgü bir yürütücü kurul oluşturulabilir. Bu kurul ortaklarımız, Yönetim ve İcra Kurulu üyelerimizden oluşturulabilir. Yada projenin tüm sürecini icra yada yönetim kurulu bir bütün olarak takip ve denetim altında götürebilir. Ancak böyle bir durumda dahi proje sorumlulukları ve proje içindeki görevler tanımlanarak kişilere tevdi edilmelidir. Bu tür yapılanmanın amacı, sürecin kim/ler tarafından, nasıl/hangi yöntemlerle, hangi zaman ve iş planlamasını içinde yapılacağı hususunda tereddüte ve karmaşaya meydan vermemektir.300’ü aşan ortak yapımız ile her an iletişim, görevlendirme, sorumluluk ve yetki alanlarında sorun yaşayabiliriz. Bunu engellemenin tek yolu çizgilerin ve alanların açık ve net olarak tespit edilmesidir. Bunu gerçekleştirecek olan ise İcra Kurulumuz olacaktır.

11.Proje sürecinde düzenli bilgi ve raporlama alınarak önce icra kuruluna, daha sonra Yönetim Kuruluna gerek duyulursa ve ihtiyaç oluşursa ortaklar ile paylaşılacaktır.

12.Ortaklar ile paylaşma aşamasına gelen çalışmalar kamuoyu ile paylaşma aşamasına gelmiş demektir. Bu konuda da İcra Kurulu içindeki görevlendirmelere göre ana ve temel bilgiler kamuoyu ile belirlenen yöntemler içinde ( basın toplantısı, tanıtım toplantısı, basın bülteni vb) paylaşılabilir.

13.Tüm bu süreçler içinde ortaklar, Yönetim Kurulu ve İcra kuruluna yönelik dökümantasyon, bilgi aktarımı vb büro hizmetleri şirket genel merkezi tarafından hazırlanarak arz edilecektir.

14. Tüm süreçler içinde görüşme ve değerlendirmelerin yazılı olarak yapılmasına, sözel olarak tamamlanan konuların muhakkak rapor ya da karar haline getirilerek yazılı olarak toplantı katılımcılarının imzasına sunulması “ söz uçar, yazı kalır” prensibini yaşatacaktır.

15. E-mail yada whatsapp yazışmaları şeklinde grup üzerinden gerçekleştirilen iletişimler ise Şirket Merkezi tarafından bulut ortamında arşivlenecek ve korunacaktır.